Versione 1.0 del 15 aprile 2011
Redazione: Dott. Simone Chiarelli, simone.chiarelli@omniavis.it, cell. 3337663638
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Disposizioni transitorie per la semplificazione ed informatizzazione in relazione alle procedure di competenza dello Sportello Unico per le Attività Produttive
Delibera n. ...... del ......
Oggetto: Disposizioni transitorie per la semplificazione ed informatizzazione in relazione alle procedure di competenza dello Sportello Unico per le Attività Produttive
La Giunta
Considerato che dal 29 marzo 2011 è entrato in vigore il D.P.R. 7 settembre 2010, n. 160 “Regolamento per la semplificazione ed il riordino della disciplina sullo sportello unico per le attività produttive, ai sensi dell'articolo 38, comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133” introducendo una nuova e completamente innovativa procedura telematica per le pratiche dello Sportello Unico per le attività produttive;
Considerato che il DPR 160/2010 prevede un sistema di gestione documentale ordinaria “tramite Web Browser, previa autenticazione informatica” che sarà a regime una volta completata l’architettura tecnologica del portale nazionale impresainungiorno.gov.it (e dei collegati portali regionali) ed una disciplina transitoria nelle more dell’adeguamento del portale nazionale e regionale;
Visti in particolare i seguenti passaggi contenuti nel citato regolamento:
“La pratica SUAP è trasmessa al Portale o al sito istituzionale del SUAP tramite Web Browser, previa autenticazione informatica secondo le modalità previste dal CAD, ovvero in allegato ad un messaggio PEC indirizzato alla casella PEC individuata da ciascun SUAP e pubblicata nel Portale
In caso di utilizzo di PEC: il contenuto del messaggio PEC avrà il seguente formato:
- Nell’oggetto del messaggio i seguenti campi:
«SUAP: xidentificativo sportello destinatario> - - ».
- Nel corpo del messaggio i seguenti campi:
«SUAP: »;
«Pratica: »;
«Impresa: - »;
«Richiesta ».
- In allegato:
Il file di pratica SUAP («codice-pratica.SUAP.zip») previsto ai paragrafi precedenti.
Il campo potrà assumere i valori pubblicati nel Portale nell’ambito delle specifiche tecniche. A titolo di esempio : «richiesta», «esito», «domanda».
6. Invio della pratica telematica tra pubbliche amministrazioni
La pratica SUAP è trasmessa via SPC o, nelle more della definizione degli accordi di servizio, tramite PEC, secondo le specifiche descritte all’articolo 10 del presente allegato.
Le comunicazioni al SUAP sono protocollate secondo la disciplina del protocollo informatico. Il SUAP può utilizzare il protocollo informatico dell’ente, mediante assegnazione in una specifica area organizzativa.
La SCIA e relativi documenti allegati nella comunicazione unica sono trasmessi dall’ufficio del registro delle imprese competente via SPC o, nelle more della definizione degli accordi di servizio, alla casella PEC individuata da ciascun SUAP e pubblicata nel Portale
Le comunicazioni sono inviate tramite il Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione e, nelle more della definizione dei relativi accordi di servizio, tramite PEC.
- In caso di utilizzo di PEC:
- la trasmissione della domanda o richiesta all’Ente è inoltrata alla casella PEC definita dall’Amministrazione, mediante la casella di PEC del SUAP mittente;
- l’esito della richiesta è inoltrato tramite posta elettronica certificata dall’Amministrazione destinataria alla casella PEC del SUAP mittente;
Nelle more del rilascio automatico di una ricevuta di protocollo sottoscritta dal responsabile del procedimento, da inviare tramite PEC, si riterrà valida, ai fini della decorrenza dei termini ai sensi dell’ art. 5 commi 4 lettera b) e 6 del regolamento, la ricevuta di avvenuta consegna rilasciata dal provider di PEC.”
Dato atto che lo stesso decreto è volto alla semplificazione amministrativa e documentale sia a favore degli utenti che a favore dell’Amministrazione, mediante l’utilizzo della telematica ed in particolare della posta elettronica certificata.
Considerata l’opportunità di prevedere l’assegnazione al SUAP di una specifica casella di posta elettronica certificata, distinta dalla PEC assegnata al protocollo generale dell’Ente, al fine di gestire al meglio le procedure telematiche nelle more del completamento del sistema informatizzato nazionale e regionale;
Visto il D.P.R. 28-12-2000 n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” ed in particolare l’art. 53. Registrazione di protocollo il quale dispone “1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.”
Visto il DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 11 febbraio 2005, n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3” (GU n. 97 del 28-4-2005) il quale prevede le regole tecniche sulla PEC;
Considerato che ogni messaggio PEC è univocamente identificato da un codice univoco attribuito dal gestore di PEC secondo le regole di funzionamento citate;
Considerato che durante le fasi di trattamento del messaggio il sistema manteniene traccia delle operazioni svolte. Tutte le attività sono memorizzate su un registro riportante i dati significativi dell’operazione:
- il codice identificativo univoco assegnato al messaggio originale
- la data e l’ora dell’evento
- il mittente del messaggio originale
- i destinatari del messaggio originale
- l’oggetto del messaggio originale
- il tipo di evento (accettazione, ricezione, consegna, emissione ricevute, errore, ecc.)
- il codice identificativo dei messaggi correlati generati (ricevute, errori, ecc.)
- il gestore mittente
Considerato che il citato DPR 445/2000 esclude dalla protocollazione “tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione” e che in virtù del DPR 68/2005 e delle norme tecniche di registrazione dei messaggi di PEC gli stessi vengono registrati garantendo univocità dei messaggi e tracciabilità completa dei dati;
Vista la legge 241/1990 la quale prevede che l’azione amministrativa sia retta da criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza;
Considerato che risponde a criteri di economicità ed efficacia la previsione di regole organizzative che escludano duplicazioni e complicazioni (doppia identificazione univoca) senza garantire ulteriori forme di pubblicità e trasparenza;
Ritenuto opportuno dettare disposizioni transitorie di semplificazione nelle more del completamento del sistema informatizzato connesso al portale nazionale ed al portale regionale;
Visto il parere di regolarità tecnica espresso dai responsabili del servizio SUAP e del servizio Sistemi informativi.
Dato atto che si prescinde dal parere di regoralità contabile.
DELIBERA
1) di dare atto che tutte le procedure di competenza del SUAP, ivi comprese le istanze, domande, richieste, SCIA, comunicazioni ed ogni altra procedura autorizzatoria o comuncativa sia gestita esaclusivamente in modalità telematica a pena di irricevibilità della stessa;
2) di confermare, per le pratiche presentate entro il 31 maggio 2011, la possibilità di sanatoria delle istanze irricevibili per soli difetti informatici entro 15 giorni dalla presentazione delle stesse;
3) di prevedere/confermare l’istituzione di una specifica casella di posta elettronica certificata (PEC) per lo Sportello Unico per le Attività Produttive da utilizzare per la gestione telematica di tutte le procedure di competenza del SUAP dal 29 marzo e fino alla conclusione del regime transitorio ed in ogni caso fino a diversa disposizione;
4) di dare atto della non necessità di protocollazione delle PEC pervenute e/o trasmesse dal SUAP tramite la casella PEC specificamente ad esso assegnata identificando tali documenti mediante il codice univoco di identificazione assegnato dal provider di posta elettronica;
5) di incaricare il responsabile del servizio SUAP di procedere:
- in collaborazione con il responsabile del servizio informatico, all’inserimento sull’Indice delle PA (http://indicepa.gov.it/) della casella PEC del SUAP al fine di poter ricevere e trasmettere su tale casella anche i messaggi CEC-PAC provenienti dagli indirizzi @postacertificata.gov.it
- alla delega a favore del personale assegnato al SUAP della possibilità di inoltro diretto e di gestione della casella PEC senza necessità di utilizzo di strumenti di firma digitale;
- alla adozione degli atti conseguenti necessari a dare piena attuazione al presente atto
6) di trasmettere copia elettronica del presente atto alle caselle mail di tutti i dipendenti dell’Amministrazione comunale al fine di favorire la piena collaborazione nell’attuazione di quanto deliberato.
Mi è venuto un dubbio:
se si adotta questa delibera, non si devono più protocollare neanche tutti i files che sono allegati alla PEC ?
Io ho sempre fatto cosi: faccio un documento (word o PDF), lo faccio firmare digitalmente dal responsabile, lo protocollo con archiviazione digitale e successivamente lo invio come allegato ad un messaggio di PEC.
La PEC in se per se, non la ho mai protocollata !!!
Mi è venuto un dubbio:
se si adotta questa delibera, non si devono più protocollare neanche tutti i files che sono allegati alla PEC ?
Io ho sempre fatto cosi: faccio un documento (word o PDF), lo faccio firmare digitalmente dal responsabile, lo protocollo con archiviazione digitale e successivamente lo invio come allegato ad un messaggio di PEC.
La PEC in se per se, non la ho mai protocollata !!!
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In realtà si dovrebbe fare all'opposto di quanto si fa nel cartaceo (dove effettivamente si protocolla la lettera e non la busta) e cioè NON si protocollano gli allegati ma solo le PEC.
Non è formalmente corretto protocollare il file allegato in quanto questo potrebbe NON PARTIRE MAI (si ha una differenza netta con il sistema cartaceo).
Con questa delibera non si protocollano nemmeno le PEC (nè tantomeno i files allegati).