Si vuole ‘riattivare’ la casella urp che era presente sul sito ma a cui non era adibita alcuna persone a seguirla. Si è pensato di cambiare il nome della persona che la seguirà e di far archiviare tutti i messaggi eventualmente arrivati in passato perché si è dell’idea che non ci si può far carico di quello che non è stato curato in passato. Per ora il nuovo addetto curerà solo la lettura della posta e si limiterà a riceverla ed a girarla all’ufficio competente che dovrà approntare l’eventuale risposta per il cittadino. Gli accessi agli atti e civici continueranno a pervenire alle singole caselle pec dei dirigenti. Che accortezze adottare? Occorre scrivere qualcosa in ordine ai messaggi archiviati e mai letti?
riferimento id:47977
Si vuole ‘riattivare’ la casella urp che era presente sul sito ma a cui non era adibita alcuna persone a seguirla. Si è pensato di cambiare il nome della persona che la seguirà e di far archiviare tutti i messaggi eventualmente arrivati in passato perché si è dell’idea che non ci si può far carico di quello che non è stato curato in passato. Per ora il nuovo addetto curerà solo la lettura della posta e si limiterà a riceverla ed a girarla all’ufficio competente che dovrà approntare l’eventuale risposta per il cittadino. Gli accessi agli atti e civici continueranno a pervenire alle singole caselle pec dei dirigenti. Che accortezze adottare? Occorre scrivere qualcosa in ordine ai messaggi archiviati e mai letti?
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Io non cancellerei i messaggi arrivati (è un data breach ... se non peggio).
Un conto è darsi una regola e scrivere che non si terrà conto dei messaggi pervenuti, ma che saranno sempre recuperabili ad ogni effetto ... altra cosa cancellarli ed esporsi ad ogni genere di contestazione.
FATE UN ATTO (es. determina) che dice:
Dal 1 gennaio 2019 è riattivata la casella xxxxxx per tutte le comunicazioni
I messaggi pervenuti prima del 31/12/2018 non saranno trattati se non previa richiesta del mittente e/o in caso di necessità.
POI vi consiglio di darvi un obiettivo di "recupero" dei messaggi (es. 10 a settimana) così da vuotare pian piano la casella togliendo spam e rispondendo ai cittadini che hanno scritto anche eventualmente con una formula "Se è interessato a ricevere risposta alla sua mail inviata alla casella a suo tempo non attiva la preghiamo di volerci scrivere nuovamente in risposta a questo messaggio" .... così facendo sei a posto