Buongiorno a tutti.
Il Direttore del nostro ufficio Edilizia (e SUAP), per semplificare al massimo il lavor ed evitare di dover apporre decine di firme ogni giorno, aveva adottato, nell'invio delle lettere di avvio procedimento in materia edilizia da recapitare in forma cartacea ai cittadini sprovvisti di PEC, l'escamotage di indicare in calce "firma autografa assolta ai sensi dell'art. 3 del D. Lgs. n°39/93".
Ultimamente si è fatto prendere però da dubbi, e mi ha coinvolto nella questione, chiedendomi un parere.
Secondo me la procedura adottata non è corretta.
Infatti, la norma su menzionata statuisce che "[i]Nell'ambito delle pubbliche amministrazioni l'immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l'emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnate dall'indicazione della fonte e del responsabile dell'immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l'apposizione di firma autografa, la stessa e' sostituita dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile[/i]".
A mio parere, la possibilità della sostituzione della indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile, presuppone necessariamente che a monte quel documento sia firmato digitalmente.
Ritengo infatti che una lettera "cartacea", anche se di mero avvio procedimento, sia sostanzialmente e giuridicamente "inesistente" se, oltre a non essere firmata in modo autografo, non abbia a monte la sua "madre informatica" (passatemi l'analogia) non firmata digitalmente, perché alla fine quella missiva non sarebbe riferibile ad alcuno.
Cosa ne pensate?
E, se siete d'accordo con me, quale soluzione potrebbe esservi per semplificare al massimo il lavoro ed evitare di apporre decine di firme (digitali o autografe) da parte del Responsabile?
Per come la vedo io, non c'è soluzione, e quelle firme vanno apposte, ma se qualcuno mi può suggerire qualcosa....... 8)
A mio parere, la possibilità della sostituzione della indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile, presuppone necessariamente che a monte quel documento sia firmato digitalmente.
Ritengo infatti che una lettera "cartacea", anche se di mero avvio procedimento, sia sostanzialmente e giuridicamente "inesistente" se, oltre a non essere firmata in modo autografo, non abbia a monte la sua "madre informatica" (passatemi l'analogia) non firmata digitalmente, perché alla fine quella missiva non sarebbe riferibile ad alcuno.
Cosa ne pensate?
E, se siete d'accordo con me, quale soluzione potrebbe esservi per semplificare al massimo il lavoro ed evitare di apporre decine di firme (digitali o autografe) da parte del Responsabile?
Per come la vedo io, non c'è soluzione, e quelle firme vanno apposte, ma se qualcuno mi può suggerire qualcosa....... 8)
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La penso esattamente allo stesso modo, la norma citata è molto chiara al riguardo.
Quanto alla soluzione del problema, mi sento di affermare che, a quanto mi consta, non esistano alternative alla firma autografa.
Soltanto per i documenti che vanno firmati su ogni pagina, io utilizzo il timbro-firma, apponendo però sempre una firma autografa sulla pagina finale.
Magari i nostri esperti sapranno consigliarti altrimenti.
Buongiorno a tutti.
Il Direttore del nostro ufficio Edilizia (e SUAP), per semplificare al massimo il lavor ed evitare di dover apporre decine di firme ogni giorno, aveva adottato, nell'invio delle lettere di avvio procedimento in materia edilizia da recapitare in forma cartacea ai cittadini sprovvisti di PEC, l'escamotage di indicare in calce "firma autografa assolta ai sensi dell'art. 3 del D. Lgs. n°39/93".
Ultimamente si è fatto prendere però da dubbi, e mi ha coinvolto nella questione, chiedendomi un parere.
Secondo me la procedura adottata non è corretta.
Infatti, la norma su menzionata statuisce che "[i]Nell'ambito delle pubbliche amministrazioni l'immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l'emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnate dall'indicazione della fonte e del responsabile dell'immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l'apposizione di firma autografa, la stessa e' sostituita dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile[/i]".
A mio parere, la possibilità della sostituzione della indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile, presuppone necessariamente che a monte quel documento sia firmato digitalmente.
Ritengo infatti che una lettera "cartacea", anche se di mero avvio procedimento, sia sostanzialmente e giuridicamente "inesistente" se, oltre a non essere firmata in modo autografo, non abbia a monte la sua "madre informatica" (passatemi l'analogia) non firmata digitalmente, perché alla fine quella missiva non sarebbe riferibile ad alcuno.
Cosa ne pensate?
E, se siete d'accordo con me, quale soluzione potrebbe esservi per semplificare al massimo il lavoro ed evitare di apporre decine di firme (digitali o autografe) da parte del Responsabile?
Per come la vedo io, non c'è soluzione, e quelle firme vanno apposte, ma se qualcuno mi può suggerire qualcosa....... 8)
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NON CONCORDO per queste motivazioni:
1) la disposizione in commento nasce (ed il relativo testo è rimasto inalterato e tuttora in vigore) quando la firma digitale non esisteva
2) la disposizione è stata applicata per decenni (io stesso l'ho utilizzata moltissimo) da parte di Agenzie, enti ecc.. per la sottoscrizione di MIGLIAIA di documenti senza che a monte vi fosse alcun documento originale sottoscritto (pensa ai milioni di atti di accertamento di Agenzia Entrate o di cartelle o altri avvisi).
3) la stessa viene ancor oggi utilizzata senza sottoscrizione digitale
Guarda questa interessante circolare del Direttore dell?Agenzia che ne regolamenta l'uso e che è essa stessa firmata nel citato modo:
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/wcm/connect/cc31a300448cf8209b1affa0a485005a/provvedimento+sostituzione+firma+autografa+12_10_2010.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=cc31a300448cf8209b1affa0a485005a
Ne tratta anche agid: http://www.agid.gov.it/sites/default/files/circolari/circolare-62-contrassegno-elettronico_0.pdf
Anche per i delicatissimi atti di stato civile si ammette espressamente la dizione in sostituzione della firma digitale: http://www.uniat.it/index.php/SofiaOnLine_21688/#
La maggior parte dei "presidi" usa questo strumento non avendo la smart-card: http://www.icmontebelluna2.gov.it/index.php/autorizzazione-alla-sostituzione-della-firma-autografa
TIENI CONTO DI:
[b]Cassazione Civile - Sentenza n. 6065 del 21 marzo 2005[/b] - http://www.omniavis.it/web/forum/index.php?topic=21088.0
Ritiene questa Corte che la non precisa ottemperanza, quanto all'atto amministrativo in esame, della prescrizione dell'art. 3, comma 2, D.lgs. n. 39 del 1993, relativa all'indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile, [color=red][b]non sia sufficiente nella specie a determinare la nullità dell'atto stesso, dovendosi le modalità di sottoscrizione concretamente attuate ritenersi equipollenti a quelle previste dalla legge[/b][/color], infatti esse consentono, in caso di necessità, l'identificazione del soggetto indicato come autore dell'atto; inoltre la precisazione della qualifica del medesimo consente la verifica della sua competenza più agevolmente di quanto sia possibile sulla base della indicazione del solo nominativo, prevista dalla legge (circa la validità, in riferimento al citato art. 3 D.lgs. n. 39/1993, di un'ordinanza amministrativa sanzionatoria redatta con strumenti informatici e recante in calce un facsimile a stampa della firma del funzionario delegato, cfr. Cass.n. 7234/1996; circa la rilevanza, in mancanza della firma autografa in calce ad analoghi provvedimenti, di elementi che consentano di accertare aliunde la sicura attribuibilità dell'atto a chi debba esserne l'autore, cfr. Cass. n. 16204/2000 e n. 16417/2002).
SINTESI:
1) se hai la smart-card meglio firmare gli atti ...
2) se sono tanti e comunque ripetitivi è ancor oggi possibile procedere con l'art. 3 dlgs 39/1993
3) meglio adottare un atto a monte che definisca le "regole" per la produzione di tali atti (soggetti legittimati, tipologia di atti ecc...) da protocollare e darne evidenza per eventuali contestazioni
Non condivido.
Circa i documenti che hai richiamato, osservo:
[color=blue]Guarda questa interessante circolare del Direttore dell?Agenzia che ne regolamenta l'uso e che è essa stessa firmata nel citato modo:
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/wcm/connect/cc31a300448cf8209b1affa0a485005a/provvedimento+sostituzione+firma+autografa+12_10_2010.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=cc31a300448cf8209b1affa0a485005a[/color]
[color=red]In realtà la circolare rimanda ad un provvedimento legislativo, l’art. 15 del decreto legge 1 luglio 2009, n. 78, convertito, con modificazioni, dalla legge 3 agosto 2009, n. 102, il quale IN MODO ESPRESSO prevede, commi 7 e 8 che "[i]7. La firma autografa prevista sugli atti di liquidazione, accertamento e riscossione dalle norme che disciplinano le entrate tributarie erariali amministrate dalle Agenzie fiscali e dall'Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato nonche' sugli atti in materia di previdenza e assistenza obbligatoria puo' essere sostituita dall'indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile dell'adozione dell'atto in tutti i casi in cui gli atti medesimi siano prodotti da sistemi informativi automatizzati. 8. Con provvedimento dei Direttori delle Agenzie fiscali e del Direttore generale dell'Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato e, per la rispettiva competenza, da parte degli enti di previdenza e assistenza obbligatoria sono individuati gli atti di cui al comma 7[/i]".
Dal mio punto di vista, solo in quella particolare tipologia di atti ("atti di liquidazione, accertamento e riscossione dalle norme che disciplinano le entrate tributarie erariali amministrate dalle Agenzie fiscali e dall'Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato nonche' sugli atti in materia di previdenza e assistenza obbligatoria") la firma autografa può essere sostituita dalla indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile dell'adozione dell'atto in tutti i casi in cui gli atti medesimi siano prodotti da sistemi informativi automatizzati, e ciò perché vi è una legge speciale che lo prevede in modo chiaro ed espresso.[/color]
[color=blue]Ne tratta anche agid: http://www.agid.gov.it/sites/default/files/circolari/circolare-62-contrassegno-elettronico_0.pdf[/color]
[color=red]Tale documento di AGID (Circolare 62/2013) è stato emanato con riferimento a quanto previsto dall'art. 23 comma 5 del CAD il quale prevede (va, visto che è stato abrogato nel 2016) che "[i]Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di
libera e gratuita disponibilità.[/i]".
Si trattava, nello specifico, di un contrassegno tipo "codice a barre" il quale consentiva di garantire la corrispondenza fra il documento generato telematicamente e conservato dall'amministrazione, e la sua copia analogica inviata al cittadino.
E tale documento generato telematicamente, però, doveva essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica, come espressamente previsto dallo stesso CAD all'art. 3-bis, comma 4-bis ove si prevede che "[i]In assenza del domicilio digitale ((di cui ai commi 1 e 2)) le amministrazioni possono predispone le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica ((qualificata o)) avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.[/i]"[/color]
[color=blue]Anche per i delicatissimi atti di stato civile si ammette espressamente la dizione in sostituzione della firma digitale: http://www.uniat.it/index.php/SofiaOnLine_21688/#[/color]
[color=red]Anche questo documento espressamente richiama la necessità della apposizione della firma digitale come riportato laddove si dice testualmente "[i]In merito ai documenti di cui ai punti b) e c), invece, la circolare ministeriale evidenzia la non necessità della firma digitale, poiché per questa tipologia di comunicazione potrà essere prodotto un pdf con riportata la dizione “f.to. Dott. Alessandro Blu ufficiale di stato civile – firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del d.lgs. n. 39/1993” in quanto in questo caso le comunicazioni non devono recare obbligatoriamente la firma autografa dell’ufficiale di stato civile tale [u][b]per cui sarebbe la stessa sostituita in formato digitale dalla firma digitale[/b][/u], né la necessità che sia prodotta una copia conforme all’originale della medesime.[/i]".[/color]
[color=blue]La maggior parte dei "presidi" usa questo strumento non avendo la smart-card: http://www.icmontebelluna2.gov.it/index.php/autorizzazione-alla-sostituzione-della-firma-autografa[/color]
[color=red]A parte il poco valore che può avere la mera circolare di una scuola, si fa una grande confusione nel provvedimento riportato anche sui riferimenti normativi, laddove si richiama l'art. 45 del CAD che tratta di cosa ben diversa!
Infatti, in primo luogo, tale articolo si riferisce NON al caso in cui è la scuola a scrivere a terzi, bensì a quei casi in cui è il privato, o comunque il terzo, a scrivere alla scuola; in secondo luogo tale articolo non riguarda la validità della firma riportata a stampa, bensì tratta solo della forma scritta, riconoscendo che l'invio tramite PEC ovvero tramite altro sistema informatico o telematico che sia comunque idoneo ad accertare la fonte di provenienza soddisfa il requisito della forma scritta.
Ebbene, su tale articolo la scuola in quel provvedimento fonda l'autorizzazione concessa al Preside di sostituire la propria firma autografa con l'apposizione della dicitura":
''IL DIRIGENTE SCOLASTICO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - Firma autografa omessa ai sensi dell'art. 3 del D. Lgs. n. 39/1993".
Mi sembra che siano completamente fuori strada.[/color]
[color=blue]TIENI CONTO DI:
Cassazione Civile - Sentenza n. 6065 del 21 marzo 2005 - http://www.omniavis.it/web/forum/index.php?topic=21088.0[/color]
[color=red]Nel topic sopra riportato il Dott. Chiarelli espressamente richiede o che vi sia l'apposizione della firma digitale, o che, al limite, venga scansionato in formato .pdf un originale cartaceo ove sia apposta la firma autografa, che è cosa diversa dalla questione da me posta e che riguarda il caso in cui l'originale è costituito da un documento creato digitalmente di cui quella cartacea è solo una copia (non firmata in modo autografo).[/color]
[color=blue]Cassazione Civile - Sentenza n. 6065 del 21 marzo 2005[/color]
[color=red]Circa la sentenza riportata, come peraltro nel caso della circolare del direttore AE più sopra richiamata, è una norma speciale (e cioé l'art. 385 del C.d.S.) che per i verbali redatti con sistemi meccanizzati (o di elaborazione) consente la sostituzione della apposizione della firma digitale con modulo prestampato recante l'intestazione dell'ufficio o comando dell'accertatore.
Siamo quindi sempre di fronte ad una norma speciale che individua e disciplina il caso concreto.
Noto, peraltro, che tale sentenza, come peraltro le altre cui la stessa rinvia, sono comunque precedenti all'entrata in vigore del CAD, che, secondo me, deve essere considerato la "Bibbia" in materia.[/color]
[color=red]In conclusione, io rimango della idea per cui, oggi, se viene creata digitalmente una lettera/atto/documento da parte di una P.A. lo stesso debba necessariamente essere firmato digitalmente, oppure stampato e firmato in modo autografo. La norma di cui all'art. 3 del D. Lgs. n. 39/1993 autorizza la P.A. soltanto ad inviare a chi è privo di un domicilio digitale la copia cartacea del documento informatico senza necessità della apposizione della firma autografa, ma solo qualora questo, in origine, sia firmato digitalmente, altrimenti è come se non esistesse.[/color]
Ovviamente ben vengano i contributi di tutto (comunque la pensino).
PREMESSA: nell'anno domini 2017 appare inopportuno l'uso dello strumento dell'art. 3 comma 2 dlgs 39/1993 ...
Qui riportiamo altri elementi [color=red][b]A FAVORE[/b][/color] (ovviamente non abbiamo l'asso nella manica che risolve definitivamente la questione) della tesi circa la possibilità di utilizzare l'art. 3 comma 2 dlgs 39/1993 anche senza documento sottoscritto analogicamente o digitalmente.
[b]CONSIDERAZIONE PRINCIPALE:[/b]
Se il documento è già sottoscritto digitalmente o in forma autografa la sua riproduzione non rientra nell'art. 3 comma 2 del Dlgs 39/1993 ma si tratterebbe di copia analogica di documento elettronico per il quale opera la previsione dell'art. 3 comma 4 bis del dlgs 82/2005:
[b]4-bis. In assenza del domicilio digitale di cui ai commi 1 e 2, le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata A.R., copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa, sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.
4-ter. Le disposizioni di cui al precedente comma soddisfano a tutti gli effetti di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata al persona fisica contenga una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e conservato presso l'amministrazione in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71.
4-quater. Le modalità di predisposizione della copia analogica di cui al comma 4-bis e 4-ter soddisfano le condizioni di cui all'articolo 23, comma 2-bis, salvo i casi in cui il documento rappresenti, per propria natura, una certificazione rilasciata dall'amministrazione da utilizzarsi nei rapporti tra privati.[/b]
QUI DISCUTIAMO DEL CASO DIVERSO IN CUI IL DOCUMENTO SIA FORMATO AB ORIGINE IN ANALOGICO SENZA SOTTOSCRIZIONE DIGITALE.
DEL RESTO NON SIAMO SICURAMENTE IN PRESENZA DI NULLITA' ANCHE OVE SI RITENESSE NON APPLICABILE LA CITATA DISPOSIZIONE IN QUANTO LA GIURISPRUDENZA, ABBASTANZA UNIFORMEMENTE, RITIENE CHE LA PROVENIENZA DALLA P.A., ANCHE IN ASSENZA DI SOTTOSCRIZIONE, RENDA L'ATTO NON NULLO.
Approfondimenti:
http://www.ricerca-amministrativa.it/RA/massima-Requisiti-di-validita-dellatto-amministrativo-m-316.xhtml
https://books.google.it/books?id=nnXbCwAAQBAJ&pg=PT311&lpg=PT311&dq=SOTTOSCRIZIONE+PROVVEDIMENTO+VALIDIT%C3%A0&source=bl&ots=iTfjeBNdC-&sig=gxxV8wS5Nk-g5jUkdkva2mr2LSE&hl=it&sa=X&ved=0ahUKEwjTqYnCyq7WAhWCxRQKHVqnCio4ChDoAQgvMAI#v=onepage&q=SOTTOSCRIZIONE%20PROVVEDIMENTO%20VALIDIT%C3%A0&f=false
http://www.lexitalia.it/articoli/oliveri_irregolarita.htm
//////////////***************/////////////////
In particolare, l'ultimo periodo del comma 2 del citato articolo 3 del d. leg.vo n. 39/1993, con formulazione in parte analoga a quella di cui all'art. 15-quinquies della legge n. 38/1990 (in materia di certificazioni di anagrafe e di stato civile delle amministrazioni comunali), prevede la mera sostituibilità della firma autografa con quella in formato grafico (indicazione a stampa del nominativo del soggetto responsabile), sancendone la piena equiparazione ai fini della validità dell'atto (o delle operazioni).
http://www.privacy.it/archivio/cpisadaiet.html
La Corte di cassazione, con la sentenza n. 12160 del 14 giugno 2016, ha affermato che nel caso di infrazione stradale rilevata a distanza, la multa inviata tramite sistemi meccanizzati, priva di sottoscrizione autografa e sulla quale non è prestampata l'intestazione dell'ufficio è ugualmente valida
http://www.quotidianoentilocali.ilsole24ore.com/print/ABOEzPMB/0
..... è invalido
l’atto che, oltre ad essere privo della sottoscrizione dell’autore, non rechi nemmeno l’indicazione del soggetto
responsabile dell’immissione dati nel sistema informatico: Giud. Pace Bologna, 31 dicembre 2001, in Arch. giur. circ. e
sin. 2002, 398. V., altresì, Cons. Giust. Amm. Reg. sic., 5 maggio 1999 n. 162, in Cons. Stato 1999, I, 1002, secondo cui
è ammissibile, ex art. 3, 2° c., d.lgs. n. 39/1993, in una gara per l’aggiudicazione di un appalto di lavori pubblici, il
documento (nella specie, certificato di iscrizione nel registro delle imprese) consistente nella riproduzione di dati
memorizzati con il sistema informatico, accompagnato dall’indicazione in lettere stampate del nominativo del
responsabile della riproduzione, ossia dell’impiegato che ha rilasciato il certificato; in termini, T.A.R. Marche, 9 maggio
1996 n. 205, in Foro amm. 1996, 3450. Ovviamente inesistente è, di contro, la cartolina-precetto di chiamata alle armi,
priva di firma e con timbro illeggibile, o di riproduzione – ottenuta meccanicamente attraverso sistemi a stampa o
digitali – della firma autografa del funzionario che l’ha emessa: App. Napoli, 9 febbraio 2000, in Giust. civ. 2000, I,
1823.
http://www.cesda.it/quadernidae/pdf/SAITTA_DAE2003.pdf
Appare evidente che l’attribuzione di una mera facoltà - e non dell’obbligo - di predisporre le comunicazioni destinate ai cittadini come documento informatico sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica avanzata, qualora gli stessi cittadini destinatari non abbiano indicato alla PA un indirizzo di posta elettronica certificata (rilasciato ai sensi dell’art. 16 bis, comma 5, del DL n. 185/2009, convertito in legge n. 2/2009), affievolisce considerevolmente l’attitudine innovatrice della disposizione in commento; lo stesso dicasi per la riconosciuta possibilità di sostituire un documento nativo informatico con la sua copia analogica munita però dell’indicazione a stampa del responsabile ai sensi del comma 2 dell’art. 3 del citato d. lgs. n. 39/1993.
http://www.forumpa.it/pa-digitale/cosa-cambia-in-seguito-alla-legge-di-conversione-del-decreto-crescita-2-dot-0