Buongiorno a tutti,
sono nuovo di questa tematica e vorrei un aiuto sul tema protocollazione e gestione documentale da parte dell’ente di quanto caricato dalle imprese in SUAP.
Da quanto ho capito tutta la documentazione relativa ai procedimenti gestiti dal SUAP è archiviata e conservata da InfoCamere nel rispetto delle norme del Codice dell'amministrazione digitale ed in ogni momento è garantito l'accesso.
Posta l'esistenza di questo servizio, ci chiediamo se gli enti che utilizzeranno questo servizio SUAP possono "sfruttare" il fatto che i documenti sono già protocollati e archiviati dal SUAP ed evitare quindi di protocollare e fascicolare ulteriormente il tutto in ingresso. In questo senso il SUAP sarebbe utilizzato come una sorta di archivio corrente e di deposito esterno rispetto all'amministrazione ma con le dovute garanzie di accesso, prelievo, consultazione etc.
La questione nasce dal fatto che alcuni procedimenti che passano dal SUAP comportano il caricamento di allegati di grosse dimensioni e sarebbe un grosso onere dover ri-protocollare tali documenti in ingresso presso il registro generale di protocollo.
Se ho capito bene infatti l’istanza e i relativi allegati sono già protocollati e gestiti (conservazione compresa) da SUAP, quindi l’ente che poi istruisce la pratica a valle non potrebbe limitarsi a consultare e gestire i documenti prelevandoli dal portale SUAP ma senza doverli protocollare in ingresso?
Voi come avete affrontato questo aspetto? Ci sono gli estremi per autorizzare una procedura come sopra ovvero non protocollare tutto oppure limitarsi a protocollare l'istanza e non tutti gli allegati?
Grazie
Thomas
Buongiorno a tutti,
sono nuovo di questa tematica e vorrei un aiuto sul tema protocollazione e gestione documentale da parte dell’ente di quanto caricato dalle imprese in SUAP.
Da quanto ho capito tutta la documentazione relativa ai procedimenti gestiti dal SUAP è archiviata e conservata da InfoCamere nel rispetto delle norme del Codice dell'amministrazione digitale ed in ogni momento è garantito l'accesso.
Posta l'esistenza di questo servizio, ci chiediamo se gli enti che utilizzeranno questo servizio SUAP possono "sfruttare" il fatto che i documenti sono già protocollati e archiviati dal SUAP ed evitare quindi di protocollare e fascicolare ulteriormente il tutto in ingresso. In questo senso il SUAP sarebbe utilizzato come una sorta di archivio corrente e di deposito esterno rispetto all'amministrazione ma con le dovute garanzie di accesso, prelievo, consultazione etc.
La questione nasce dal fatto che alcuni procedimenti che passano dal SUAP comportano il caricamento di allegati di grosse dimensioni e sarebbe un grosso onere dover ri-protocollare tali documenti in ingresso presso il registro generale di protocollo.
Se ho capito bene infatti l’istanza e i relativi allegati sono già protocollati e gestiti (conservazione compresa) da SUAP, quindi l’ente che poi istruisce la pratica a valle non potrebbe limitarsi a consultare e gestire i documenti prelevandoli dal portale SUAP ma senza doverli protocollare in ingresso?
Voi come avete affrontato questo aspetto? Ci sono gli estremi per autorizzare una procedura come sopra ovvero non protocollare tutto oppure limitarsi a protocollare l'istanza e non tutti gli allegati?
Grazie
Thomas
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PREMESSA: anche qualora la soluzione indicata "non fosse a norma" occorre considerare che l'eventuale mancata protocollazione dell'Ente non determinerebbe alcun effetto sul procedimento in ntermini di legittimità nè determinerebbe conseguenze sulla ricerca/reperibilità degli atti.
Inoltre non risultano sanzioni.
QUINDI è bene domandarsi se sia "corretta" una simile procedura, ma ritengo che la risposta positiva (NIENTE ULTERIORE PROTOCOLLAZIONE) si imponga come buona prassi anche se risultasse a stretto rigore non conforme.
NEL MERITO: poichè niente vieta ad un Ente di gestire documentazione presso gli archivi elettronici di altro ente sulla base di specifiche convenzioni e considerando che la situazione descritta è frutto della regolamentazione diretta e derivata del dpr 160/2010 a mio avviso i documenti in ingresso sul portale CCIAA-SUAP non necessitano di alcuna ulteriore protocollazione sul protocollo dell'Ente.
Buongiorno, grazie per la risposta.
Il problema non è tanto omettere la protocollazione in ingresso, intesa come registrazione del documento, ma tale omissione comprende anche il fatto di non caricare i documenti in un sistema di gestione documentale dell'ente? Ovvero si interrompe il requisito archivistico dell'unicità dell'archivio previsto dal codice dei beni culturali e tutto il discorso su classificazione, titolario, formazione del fascicolo informatico, che avverrebbe non sull'archivio corrente/di deposito e poi storico dell'ente ma all'esterno.
Come vi comportate quindi? Ricevete la PEC dal SUAP e salvate i documenti allegati su file system per poi lavorarli senza protocollare? O non richiedete nemmeno di ricevere le PEC dal SUAP?
grazie
Buongiorno, grazie per la risposta.
Il problema non è tanto omettere la protocollazione in ingresso, intesa come registrazione del documento, ma tale omissione comprende anche il fatto di non caricare i documenti in un sistema di gestione documentale dell'ente? Ovvero si interrompe il requisito archivistico dell'unicità dell'archivio previsto dal codice dei beni culturali e tutto il discorso su classificazione, titolario, formazione del fascicolo informatico, che avverrebbe non sull'archivio corrente/di deposito e poi storico dell'ente ma all'esterno.
Come vi comportate quindi? Ricevete la PEC dal SUAP e salvate i documenti allegati su file system per poi lavorarli senza protocollare? O non richiedete nemmeno di ricevere le PEC dal SUAP?
grazie
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In una logica archivistica "autoreferenziale" (cioè rivolta solo all'Ente) allora valgono le osservazioni critiche che tu segnali.
In un'ottica di SISTEMA e di validità giuridica degli atti ribadisco che, secondo me, non vi sono ostacoli di sorta .... una soluzione intermedia potrebbe prevedere la protocollazione UNA TANTUM ANNUALMENTE dell'elenco dei documenti gestiti da altri canali (e non autonomamente protocollati). Un sistema per recuperare ex post le informazioni perse utilizzando documenti non protocollati dall'ente.