buongiorno, vi sottopongo un quesito nello specifico gli atti protocollati in arrivo devono essere necessariamente scansioni contestualmente all'assegnazione del numero e cosa accade se la scansione risulta essere avvenuta alcuni giorni più tardi? la scansione successiva inficia la validità dell'atto protocollato in altra data?
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buongiorno, vi sottopongo un quesito nello specifico gli atti protocollati in arrivo devono essere necessariamente scansioni contestualmente all'assegnazione del numero e cosa accade se la scansione risulta essere avvenuta alcuni giorni più tardi? la scansione successiva inficia la validità dell'atto protocollato in altra data?
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Tutto dipende dalla vostra regolamentazione interna.
La procedura più COERENTE con la vigente normativa (trasparenza, trattamento dati, efficacia ecc...) vorrebbe questo:
1) documento elettronico protocollato contestualmente all'inoltro
2) documento cartaceo. Protocollato al momento della acquisizione, quindi scansionato immediatamente e allegato nel programma di protocollo (obbligatoriamente se il documento cartaceo non viene trasmesso)
NON si può ritenere errata una procedura anche di scansione successiva qualora nella regolamentazione interna sia chiaro che:
1) il destinatario ha cognizione che la documentazione cartacea non è scansionata e allegata all'inoltro telematico
2) comunque vi è un sistema di consegna rapida (quotidiana) del cartaceo
PERSONALMENTE propenso perchè il cartaceo sia trattenuto dal protocollo ed inviato soltanto in modalità elettronica tramite il programma di protocollo ... ma comprendo che in certe realtà e certe condizioni organizzative ciò non possa essere.
IN OGNI CASO anche una eventuale scansione successiva e tardiva a mio avviso non determina illegittimità nel procedimento nato da tale processo ... si tratta di "irregolarità che ha rilievo interno.