In base a quale ordine vanno protocollati i documenti in arrivo?
Nel caso in cui vi sia un unico registro di protocollo è fattibile che ogni ufficio/servizio protocolli in entrata i documenti di competenza?
Grazie
In base a quale ordine vanno protocollati i documenti in arrivo?
Nel caso in cui vi sia un unico registro di protocollo è fattibile che ogni ufficio/servizio protocolli in entrata i documenti di competenza?
Grazie
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Il criterio prioritario è quello cronologico (anche in virtù delle norme su trasparenza ed anticorruzione).
Ma questo non vieta che, in caso di organizzazione complessa, più soggetti distintamente protocollino attraverso un unico applicativo (quindi con eventuale deroga al criterio cronologico generale).
Ovviamente vi saranno cautele nel caso in cui il criterio cronologico sia determinante (es. gare, concorsi per assegnazione licenze ecc...) prescrivendo ad esempio che un solo ufficio proceda alla protocollazione.
Le eventuali deroghe al criterio cronologico generale devono essere stabilite in un regolamento/manuale di protocollo?
Qualora l'ente ne sia attualmente sprovvisto bisogna, pertanto, attenersi al criterio cronologico?
Le eventuali deroghe al criterio cronologico generale devono essere stabilite in un regolamento/manuale di protocollo?
Qualora l'ente ne sia attualmente sprovvisto bisogna, pertanto, attenersi al criterio cronologico?
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Escludendo il regolamento, puoi inserire la disciplina nel manuale o in disposizioni organizzative (del Responsabile) fermo restando che, in mancanza di diversa previsione, l'ordine di protocollazione deve essere quello di ARRIVO all'ente.
Ovviamente ci possono essere sfasature FISIOLOGICHE:
1) un pacco giunto la mattina alle 9 potrebbe essere protocollato alle 10 (apri, controlla, registra ecc...) mentre fra le 9 e le 10 potrebbero essere arrivate pec o mail che sono "passate avanti"
2) documenti arrivati a tarda mattinata o tardo pomeriggio potrebbero essere protocollati il giorno dopo o dopo 2/3 giorni (non a caso nei sistemi di protocollo si indicano anche le date di arrivo, diversa da quella di protocollazione)
3) per esigenze STRAORDINARIE un documento potrebbe "passare avanti" (es. determina urgente, provvedimento da notificare urgentemente, richiesta di procura o altro ente ecc...).
IO SUGGERISCO di adottare misure di TRACCIABILITA' (mettersi sempre nelle condizioni di spiegare ad un estraneo perchè si è fatto così) che possono consistere anche in una semplice mail. Viene il dirigente X che mi chiede di protocollare urgentemente un atto. Lo protocollo e gli mando una mail (che conservo) dove dico cosa è successo!!!!